Slecht functionerend personeel in dienst houden maakt meer kapot dan je denkt

Hij lag te slapen in zijn auto tijdens werktijd. Het was niet de eerste keer. Een medewerker die verantwoordelijk is voor de veiligheid van anderen. Slapend betrapt. “Maar we kunnen hem niet ontslaan, want er komt nog een grote klus aan en we hebben niemand.”

Bij een ander bedrijf hoor ik over medewerkers die gewoon niet op komen dagen, eerder weggaan en bij de uitvoering van hun werk zwaar de kantjes eraf lopen. “Maar we kunnen ze niet ontslaan, want niemand anders wil die uren werken.”

Overal wordt het tekort aan personeel gevoeld. Het is enorm lastig om aan mensen te komen, laat staan goede mensen. En ik begrijp heel goed dat als je moet kiezen tussen iemand die half werk levert of helemaal niemand, je soms voor het eerste kiest. Want dan gebeurt er tenminste nog iets. Dan kun je die klus nog aannemen, dat werk nog uitvoeren en je klanten nog bedienen. Dat het op de lange termijn heel schadelijk kan zijn voor je reputatie richting je opdrachtgevers hoef ik je niet uit te leggen. Maar wees je ook bewust van de consequenties binnen je bedrijf. Voor je het weet vertrekken de mensen die wél goed functioneren, de mensen die je juist zo graag wilt behouden. De reden daarvoor heeft in de kern te maken met ‘onrechtvaardigheid’.

Alsof je leven in gevaar is

Werken in een omgeving waar onrechtvaardig met mensen om wordt gegaan brengt spanning met zich mee. Sterker nog, het voelt levensbedreigend. Misschien klinkt dat een tikkeltje overdreven, maar daar heeft ons brein zijn eigen ideeën over. Ons brein is namelijk in, laten we zeggen, 1,5 miljoen jaar geëvolueerd tot wat het nu is. En het overgrote deel van die tijd leefden wij in groepen, of clans. We waren zelfs afhankelijk van die groep voor onze overleving. Want wanneer je er in je eentje voor kwam te staan, ging je het in het wild niet redden.

Ons brein is er dus heel erg op gefocust dat ons plekje in de clan veilig is. Alleen hebben we tegenwoordig niet 1 clan, maar maken wij deel uit van meerdere groepen. Eén van die clans is je team op het werk. Het bedrijf waarvoor je werkt zou je dan kunnen zien als de ‘tribe’, wat weer de overkoepelende organisatie is. In beide groepen is het van belang dat je plekje veilig is. En een hele belangrijke voorwaarde om je veilig te voelen is de wetenschap dat iedereen rechtvaardig met elkaar omgaat.

Terugdenkend aan vroeger is dat logisch. Want gingen jouw voorouders samen jagen, dan moesten ze erop kunnen vertrouwen dat hun clangenoten ze rugdekking gaven wanneer er gevaar was. Of dat de buit eerlijk verdeeld werd zodat iedereen te eten had. En lagen ze te slapen, dan moesten ze degene die de wacht hield blind kunnen vertrouwen. Daarbij had de leider van de clan een belangrijke rol. Want die moest erop toezien dat iedereen ‘fair’ behandeld werd. Hij was de beschermer van de rechtvaardigheid. En voelde je dat de dingen niet op een eerlijke manier verliepen, dan was je niet veilig en voelde het alsof je leven in gevaar was. En zo ziet je brein dat dus nog steeds.

Tegenwoordig ziet rechtvaardigheid er misschien een beetje anders uit, maar het effect is hetzelfde. Iedereen in de clan (het team) moet zijn steentje bijdragen, iedereen heeft een aandeel in het succes van het geheel. En wanneer iemand zijn steentje niet bijdraagt dan horen daar consequenties aan vast te zitten. Iemand die de kantjes er vanaf loopt mag niet hetzelfde behandeld worden als iemand die zich uit de naad werkt. Dat betekent niet dat iedereen goed moet zijn in jagen en evenveel everzwijnen doodt. Maar wel dat iedereen toegevoegde waarde heeft en zich inzet.

Een omgeving waar er geen consequenties zitten aan wanprestatie voelt onveilig. Je medewerkers krijgen het gevoel dat ze in gevaar zijn. Dat ze geen rugdekking van je krijgen tijdens de jacht. Het bedreigingssysteem van hun brein wordt actief, met een aantal hele vervelende bijwerkingen. De productiviteit neemt af, mensen gaan meer fouten maken, de motivatie zakt in en mensen worden wantrouwender. Om er maar een paar te noemen. Er ontstaat een werkomgeving die niet fijn voelt, meer energie kost en waar meer verdeeldheid is. Eén slecht functionerende medewerker verpest op deze manier de hele teamdynamiek.

Wat doe je hieraan?

Simpel gezegd moet je zorgen dat er consequenties zijn voor disfunctioneel gedrag. Zeker wanneer er sprake is van intentioneel gedrag, er is opzet in het spel. Daarvoor zul je dus allereerst moeten achterhalen wat de reden is voor het gedrag. Alleen op die manier weet je of er sprake is van opzettelijk de kantjes er vanaf lopen. Een medewerker die gaat slapen tijdens werktijd verdient de mogelijkheid om zich uit te spreken in een open gesprek. Zijn er problemen thuis waardoor hij niet aan nachtrust toekomt, heeft hij gezondheidsproblemen waardoor hij vermoeid is, kortom wat is de oorzaak? Daarbij staat voorop dat de medewerker absoluut moet begrijpen welk gedrag je van hem verwacht en dat slapen daar niet bij hoort. Je betaalt de medewerker om bepaalde werkzaamheden uit te voeren, wil hem uiteraard helpen wanneer dit om wat voor reden dan ook niet lukt, maar mag daarbij absoluut bepaalde inzet van de medewerker verwachten en eisen. De medewerkers die bereid zijn om deze inzet te tonen zijn ontwikkelbaar en staan open voor afspraken over verantwoordelijkheden en verwachtingen. Maar merk je dat het iemand niks kan schelen, dat ze niet mee willen werken of denken over oplossingen, dan is afscheid van elkaar nemen misschien toch de beste optie. Zo iemand maakt namelijk meer kapot aan je bedrijf dan wanneer je die ene klant moet vertellen dat ze iets langer moeten wachten.

Ik wil absoluut niet suggereren dat je medewerkers om het minste of geringste moet ontslaan. Sterker nog, in veruit de meeste gevallen ben ik niet eens een voorstander van straffen, laat staan ontslag. Wat ik je wil meegeven is dat je als directeur, MT lid of teamleider verantwoordelijk bent voor het bewaken van de rechtvaardigheid. En dat het verstrekkende gevolgen heeft wanneer je dat niet doet. Dat betekent dat je na moet denken over de gevolgen van niets doen. Wanneer je hoort dat medewerkers ontevreden zijn over het presteren van een collega kom je niet weg met ‘Ik weet het, maar we kunnen er nu niks aan doen, want…’ Er moeten altijd consequenties zijn voor intentionele wanprestatie en die consequentie moet gelijk staan aan ‘het vergrijp’. Alleen op die manier bescherm je het rechtvaardigheidsgevoel van je medewerkers.