Reorganiseren in Coronatijd? Let dan extra op deze 3 dingen

Grote veranderingen vragen veel van ons brein. De nieuwe situatie waar we in belanden zorgt ervoor dat we minder terug kunnen vallen op onze vertrouwde patronen en gewoontes. We moeten continu bewuste keuzes en handelingen maken. Dit kost ons brein veel energie en we kunnen veel minder dingen tegelijkertijd. Verandering kost ons dus moeite en is vermoeiend. Daarnaast brengt het onzekerheid met zich mee en soms een gevoel van onrechtvaardigheid. Dit zorgt ervoor dat we wantrouwender worden en individualistischer. Om maar een paar dingen te noemen. Dat is de situatie waar we sinds maart 2020 al in zitten. Een totaal veranderde wereld vol onzekerheden, met nog steeds weinig uitzicht en duidelijkheid. Wanneer je in deze periode een reorganisatie van je bedrijf of andere grote verandering uit gaat voeren, stapel je hier dus nóg een verandering bovenop. Je creëert extra onzekerheid, meer twijfels, meer onduidelijkheid en vraagt nog meer van het brein van je medewerkers. Het is nu dus belangrijker dan ooit om goed na te denken over de valkuilen. Anders liggen hoge verzuimcijfers, verloop van je beste personeel en mislukken van je veranderdoel gegarandeerd op de loer. In dit artikel geef ik je een aantal tips waar je aan kunt denken om in deze moeilijke tijd het brein van je medewerkers te ontzien en het bedreigingssysteem zo kalm mogelijk te houden.

1.      Zorg voor een duidelijk veranderdoel

Ons brein houdt van duidelijkheid, overzicht en voorspelbaarheid. Dit helpt ons namelijk om informatie snel te verwerken en de afweging veilig/onveilig goed te kunnen maken. Wanneer informatie onduidelijk is, onvolledig of tegenstrijdig neemt ons brein het zekere voor het onzekere en gaat uit van ‘onveilig’ oftewel dreiging. Om duidelijk te kunnen communiceren en je boodschap gedurende het verandertraject consequent te houden, moet je vooraf goed nadenken over je veranderdoel. Wat je wil je nu precies bereiken? Waar doen we dit allemaal voor?

Houd er rekening mee dat een actief bedreigingssysteem ervoor zorgt dat we slechter zijn in informatieverwerking. Omschrijf je doel daarom in één korte zin, die voor iedereen te begrijpen is. Maak hierbij maximaal 3 subdoelen. Een reorganisatie verloopt nooit via een mooi vooraf uitgestippeld stappenplan. Er zullen momenten van bijsturen komen. Maar je doel zou nooit mogen veranderen. Wanneer je in je communicatie steeds kunt laten zien dat wat je doet bijdraagt aan dit doel, zullen medewerkers minder het gevoel hebben dat je ‘zwabbert’ of niet weet wat je aan het doen bent. Zwabberaars worden gezien als onkundig en onbetrouwbaar. Dat is het laatste wat je wilt. Vertrouwen in de directie, management en het projectteam zijn cruciaal.

2.      Maak rechtvaardigheid een prioriteit

Mensen zijn extreem gevoelig voor onrechtvaardigheid. Deze gevoeligheid zie je zelfs al bij hele jonge kinderen. Ons brein is erop ingericht om onrecht razendsnel op te pikken en schiet dan gelijk in de verdediging. Een actief bedreigingssysteem is wederom het resultaat. Dat actieve bedreigingssysteem vormt op meerdere manieren een bedreiging voor jouw veranderdoel. Er zijn verschillende ‘fight or flight’ reacties die kunnen plaatsvinden. Voorbeelden van flight reacties zijn: het vertrekken naar een andere baan, ziekmelden of minder productief zijn op het werk. Overigens zal het bij mensen bij wie het water al hoog aan de lippen stond daadwerkelijk de laatste druppel kunnen zijn om ze in een burn-out te duwen. Dus niet elke ziekmelding is een ‘flight’ reactie. Fight reacties zijn bijvoorbeeld het verspreiden van disinformatie, opstoken (bijv van OR, vakbonden en collega’s), ruzie zoeken of verzet zoals stakingen. Ook dit leidt natuurlijk tot een afname van de productiviteit (ze zijn te druk met weerstand bieden) en vergroot de algehele onvrede binnen je bedrijf. Je belandt als het ware in een neerwaartse spiraal van toenemende bedreiging, waardoor verzuim en verloop toenemen en productiviteit steeds verder afneemt.

Het alleen verschaffen van duidelijkheid (zie vorige punt) is niet genoeg om medewerkers ook een gevoel van rechtvaardigheid te geven. Om dat voor elkaar te krijgen zal je je echt in je mensen moeten verplaatsen en bedenken hoe je ervoor zorgt dat ze zich ook fair behandeld voelen. Benadruk in je communicatie hoe je er bij elke stap voor zorgt dat er naar mensen omgekeken wordt. Dat niet alleen het veranderdoel belangrijk is, maar dat de manier waarop prioriteit heeft.

3.      Maak keuzes en stel prioriteiten

Er kunnen echt maar heel weinig dingen belangrijker zijn dan een grote reorganisatie die de toekomst van je bedrijf veilig moet stellen (en waarschijnlijk een flinke investering met zich meebrengt). Uiteraard heb je tegelijkertijd ook nog een bedrijf te runnen en klanten te bedienen. Maar maak daarin hele duidelijke keuzes. Naast de bedreiging die vaak uit gaat van verandering, is het ook vermoeiend en ingewikkeld. Het neemt dus veel mentale capaciteit in beslag. Niet alleen voor je management of het projectteam, maar voor al je medewerkers. Je kunt dus ook niet van je mensen verwachten dat ze alles blijven doen wat ze deden, naast de reorganisatie. Wanneer je hier keuzes in maakt en duidelijke prioriteiten in stelt is de kans het grootst dat je zowel je lopende business als je verandering succesvol volbrengt. Probeer je naast je reorganisatie nog een hele hoop projecten uit te voeren, dan zal alles nét niet gaan. Je overbelast het ‘denkbrein’ van je medewerkers, waardoor ze steken gaan laten vallen, de kans op fouten en ongevallen toeneemt, hun stressniveau stijgt en dus het verzuim zal toenemen. Je belandt dan in dezelfde neerwaartse spiraal die ik hierboven al beschreef.

Ik hoop dat deze tips je helpen om je reorganisatie of verandering iets 'breinvriendelijker' te maken. Het is namelijk niet alleen heel fijn voor je medewerkers, maar zal ook de kans op succes van je reorganisatie aanzienlijk vergroten.

Als je benieuwd bent waarom verandering ons brein zoveel moeite en energie kost, dan kan je daar op mijn website een korte animatie over vinden. Wil je graag een keer met mij van gedachten wisselen over jouw reorganisatie of verandertraject, nodig mij dan eens uit voor een kopje koffie.