Factor mens: hoe zorg je dat anderen zich aan jouw maatregelen houden?

Heel Nederland maakt zich klaar voor de anderhalvemetersamenleving. Bedrijven, restaurants, congrescentra, dierentuinen, horeca, allemaal zijn ze bezig om praktisch invulling te geven aan de eisen die vanuit de overheid gesteld worden om weer open te gaan. Maar de mens is soms zo moeilijk te voorspellen, want hoe zorg je er nou voor dat je klanten, medewerkers of bezoek zich ook houden aan alles wat jij zo goed bedacht hebt? Voor ondernemers die worstelen met dit vraagstuk heb ik een aantal tips op een rijtje gezet.

Zorg dat het duidelijk is waarom

Dit geldt met name voor je eigen medewerkers, die niet alleen de regels op moeten volgen, maar vaak ook moeten zorgen dat anderen zich eraan houden. De reden 'omdat het van de overheid moet' is niet een hele krachtige motivator voor de meeste mensen. Ga het gesprek met ze aan over waarom de maatregelen binnen jouw organisatie belangrijk zijn. Zorg dat ze begrijpen waarom het van belang is dat zij zich eraan houden, maar dat ze ook het gesprek met collega's, bezoek of klanten hierover aangaan. Dat zullen ze alleen doen als ze zelf achter de maatregelen staan en daarvoor moeten ze begrijpen waarom ervoor gekozen is om bepaalde werkzaamheden of processen nu anders in te richten. En help ze vervolgens hoe ze anderen dan aan kunnen spreken. Het is voor de meeste mensen namelijk best spannend om iemand anders te wijzen op iets wat hij of zij niet goed doet. Zeker wanneer je medewerker een (belangrijke) klant op bezoek heeft. Wees je ervan bewust dat de manier waarop jouw hele bedrijf omgaat met een situatie als deze heel veel zegt over de cultuur binnen je bedrijf. Een goede aanpak kan positief uitwerken, maar een slechte aanpak kan je ook zeker schaden, zowel intern naar je medewerkers toe als extern richting de klant.

Maak het zo makkelijk mogelijk

Het lijkt misschien een open deur, maar dit maakt echt het verschil. Zorg dat je klanten, medewerkers en bezoek in 1 minuut weten wat er van ze verwacht wordt. Dus hang of plaats op opvallende plekken informatie, die simpel te begrijpen én op te volgen is. Als het ingewikkeld is om de richtlijnen te volgen of ik moet een hele tekst lezen voordat ik weet wat er van mij verwacht wordt dan is de kans klein dat ik mij eraan ga houden. Begin bovenaan met de belangrijkste maatregel, voor het geval mensen toch na de eerste 2 regels al afhaken.

Beelden bevatten veel meer informatie dan een pagina tekst, dus gebruik zoveel mogelijk beeld en zo weinig mogelijk tekst. Gebruik (op zijn minst) de icoontjes die vanuit de overheid ook gebruikt worden of vind je eigen pictogrammen op gratis sites als Freepik.

Maak het aantrekkelijk

Het oog wil ook wat zeggen ze dan. Als ik een bepaalde looproute moet volgen, wordt dat leuker wanneer de bewegwijzering of het looppad zelf er vrolijk en gezellig uit ziet. Wanneer ik ergens even moet wachten, bijvoorbeeld bij het koffiezetapparaat of voordat ik naar binnen kan, is het leuk als ik iets te doen/ bekijken/ lezen heb. En als je de werkplekken van je medewerkers opnieuw moet inrichten, besef je dan dat ze alle maatregelen waarschijnlijk al niet fijn vinden, dus zorg in ieder geval dat ze een aangename, ergonomische werkplek hebben. Deel plantjes of andere kleine cadeautjes uit waarmee ze hun werkplek leuk aan kunnen kleden.

Gebruik een beetje humor

Met een beetje humor kom je een heel eind, als je het op de juiste manier inzet. Leuke, aangename verrassingen kunnen een lastige situatie een stuk leuker maken. Bijvoorbeeld door het ophangen van leuke quotes of raadsels. Wanneer je medewerkers gescheiden zijn door plexiglas, deel dan raamstickers uit met snorretjes en hoedjes zodat ze hun overbuurman kunnen ‘versieren’. 

Ik hoop dat deze tips je helpen om zo snel mogelijk weer aan de slag te kunnen met jouw bedrijf. Mocht je behoefte hebben aan persoonlijk advies, iemand die met je meedenkt, een sparringpartner, neem dan gerust contact met mij op.